EXCELで合計を出す「SUM関数」。基本的な使い方や便利なショートカットキーをまとめて解説!

関数

表計算ソフト「EXCEL」は、作業の効率化に高い効果を発揮します。
関数や機能はいろんな種類がありますが、どれも覚えて損はありません。

今回はこの表を使って、EXCELの中でも出現頻度が非常に高く、関数といえばまずはこれ!といわれる「SUM関数」について解説していきます。

「SUM関数」の基本的な使い方

まずは、「SUM関数」の基本的な使い方について解説します。
「SUM関数」を使って計算するには、大きく3つの方法があります。

「SUM関数」を使った計算方法
  1. セルに直接入力して計算
  2. 「Σ」(オートSUM)ボタンで計算
  3. ショートカットキーで計算

セルに直接入力して計算する方法

セルに直接入力して計算する方法は次の通りです。

手順
  1. 合計を表示させたいセルをクリックして「=sum(」と入力する
  2. 合計を求めたい数値が入力されたセルを範囲指定する
  3. 閉じ括弧「)」を入力して「Enter」キーを押す

それでは、A商店の売上高の合計をセル(B11)に表示させてみましょう。
まず、合計を表示させたいセル(B11)をクリックして「=sum(」と入力します。
このとき【sum】は大文字でも小文字でもかまいません。
小文字で入力した場合は、上の手順3.で閉じ括弧「)」を入力して「Enter」キーを押したときに、自動的に大文字に切り替わります。

セルに=sum(と入力

次に、合計を求めたい数値が入力されたセル(B4~B10)を範囲指定(ドラッグ&ドロップ)します。

合計範囲をドラッグ&ドロップ

最後に、閉じ括弧「)」を入力して「Enter」キーを押すと、セル(B11)に合計額が算出されます。
このとき、セル(B11)の表示上では、合計額の「177000」が表示されており、
数式バーには「=SUM(B4:B10)」という関数が入力されております。
これは、関数の計算結果がセル(B11)に表示されているということを表しています。

閉じ括弧を入力してエンターを押す

「Σ」(オートSUM)ボタンで計算する方法

「Σ」(オートSUM)ボタンで計算する方法は次の通りです。

手順
  1. 合計を表示させたいセルをクリックする
  2. ホームタブにある「Σ」(オートSUM)ボタンをクリックする
  3. 「Enter」キーを押す

それでは、B商店の売上高の合計をセル(C11)に表示させてみましょう。
まず、合計を表示させたいセル(C11)をクリックします。
次に、ホームタブにある「Σ」(オートSUM)ボタンをクリックします。

「Σ」(オートSUM)ボタンをクリックすると、
選択していたセル(C11)に「SUM関数」と合計するセル範囲(C4~C10)が自動的に入力されます。

オートサムをクリックすると自動で計算式が入る

「Enter」キーを押すと、セル(C11)には計算結果の「191500」表示されます。
数式バーを確認すると、 「=SUM(C4:C10)」という関数が入力されているのがわかります。

ショートカットキー で計算する方法

ショートカットキーで計算する方法は次の通りです。

手順
  1. 合計を表示させたいセルをクリックする
  2. 「Alt」+「Shift」+「=」 キーを押す
  3. 「Enter」キーを押す

それでは、C商店の売上高の合計をセル(D11)に表示させてみましょう。
まず、合計を表示させたいセル(D11)をクリックします。
次に、キーボードの「Alt」+「Shift」+「=」キーを順番に押します。
「Alt」を押したまま「Shift」を押し、この2つを押したまま、「=」キーを押します。
そして、「=」キーまで押したら、すべてのキーから指を離します。

「Alt」「Shift」「=」キーを順番に押すと、選択していたセル(D11)に「SUM関数」と合計するセル範囲(D4~D10)が自動的に入力されます。


この状態で「Enter」キーを押すと、セル(D11)には計算結果の「172000」が表示されます。
数式バーを確認すると、 「=SUM(D4:D10)」という関数が入力されているのがわかります。

「Enter」キーを押すと、セル(D11)には計算結果の「172000」表示されます。
数式バーを確認すると、 「=SUM(D4:D10)」という関数が入力されているのがわかります。

一番早い方法はショートカットキーでの計算

ここまで、「SUM関数」を使った計算方法について紹介してきました。

「SUM関数」を使った計算方法
  1. セルに直接入力して計算
  2. 「Σ」(オートSUM)ボタンで計算
  3. ショートカットキー(「Alt」+「Shift」+「=」)で計算

一番早く計算できるのは、ショートカットキーを使った計算方法です。
なによりも、キーボードから手を離さずに計算できるのがとても魅力的です。
ショートカットキーを使いこなすと、エクセルの作業効率は格段に上がります。
このブログでは、他にも役に立つショートカットキーをたくさん紹介していきますので、ぜひご活用ください。

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計算式が入ったセルをコピーする方法

ここまで解説してきたとおり、ショートカットキー(「Alt」+「Shift」+「=」)を使うととても効率的に計算することができます。
ですが、合計を出したいセルがたくさんある場合は、ひとつひとつショートカットキーで関数を入れてくのは大変な手間になります。
そこで、関数が入ったセルをコピーする方法を解説します。
セルをコピーする方法は、大きく4つあります。

セルをコピーする方法
  1. オートフィルでコピー
  2. ショートカットキー(「Ctrl」+「C」、「Ctrl」+「V」)でコピー
  3. ショートカットキー(「Ctrl」+「R・D」)でコピー
  4. 上や左へコピー

A商店の合計(セルB11)と4月の合計(セルG4)を出した状態から、それぞれの方法でセルをコピーしていきます。
※4月の合計(セルG4)は、ここまで解説してきた方法で合計が出せますのでやってみてください。

オートフィルでコピーする方法

オートフィルでコピーする方法は次の通りです。

手順
  1. コピーしたいセルをクリックする
  2. セルの右下にカーソルを合わせ、コピーを貼り付けたい範囲までドラッグする

それでは、各商店の売上高の合計を出してみましょう。
まず、コピーしたいセル(B11)をクリックします。
セルの右下にある■にカーソルを合わせて、カーソルの形が変わったことを確認します。

カーソルの形が変わった状態でコピーをしたい範囲(セルC11~F11)にドラッグ&ドロップすると、その範囲に関数がコピーされます。

同様にして、セル(G5~G11)にも、セル(G4)をコピーします。

ショートカットキー(「Ctrl」+「C」・「V」)でコピーする方法

ショートカットキー(「 Ctrl」+「C」・「V」)でコピーする方法は次の通りです。

手順
  1. コピーしたいセルをクリックする
  2. 「Ctrl」+「C」キーを押す
  3. コピーを貼り付けたい範囲を選択する
  4. 「Ctrl」+「V」キーを押す

まず、コピーしたいセル(B11)をクリックして、「Ctrl」キーを押しながら「C」キーを押します。
すると、セル(B11)の囲み線が実線から点線に変わります。

その状態でセル(C11~F11)をドラッグ&ドロップで範囲選択して、「Ctrl」キーを押しながら「V」キーを押すと、セル(B11)の関数がコピーされて合計が表示されます。

同様にして、セル(G5~G11)にも、セル(G4)をコピーします。

ショートカットキー(「Ctrl」+「R」・「D」)でコピーする方法

ショートカットキー(「 Ctrl」+「R」・「D」)でコピーする方法は次の通りです。

手順
  1. コピーをするセルと、貼り付けたい範囲を選択する
  2. 「Ctrl」+「R」または「Ctrl」+「D」キーを押す

まず、コピーしたいセル(B11)~貼り付けたいセル(F11)までを範囲選択します。

その状態で「Ctrl」キーを押しながら「R」キーを押すと、セル(C11~F11)にセル(B11)の数式がコピーされます。
右側にコピーしたいときは、右「Right」の頭文字「R」と覚えましょう。

次に、セル(G4~G11)までを範囲選択します。

その状態で「Ctrl」キーを押しながら「D」キーを押すと、セル(G5~G11)にセル(G4)の数式がコピーされます。
下側にコピーしたいときは 、下「Down」の頭文字「D」と覚えましょう。

これで、 ショートカットキー(「 Ctrl」+「R」、「Ctrl」+「D」)でコピーが出来ました。

上や左にコピーする方法

ところで、右が「R」(Right)で下が「D」(Down)ならば、左は「L」(Left)で「上」は「U」(Up)なんじゃないの?
と思った人もいるのではないでしょうか。

実は、「Ctrl」+「L」や「Ctrl」+「U」は、左や上へのコピーではなく、別の処理のショートカットキーとなっています。
ここでは詳しい解説はしませんが、「Ctrl」+「L」は「テーブルの挿入」、「Ctrl」+「U」は「文字にアンダーバーを引く」という処理になります。

通常、エクセルで作成する表は、上から下へ、左から右へ進んでいくものなので、「Ctrl」キーを使ったショートカットキーは右方向(「Ctrl」+「R」)と下方向(「Ctrl」+「D」)しかありません。

では、上や左にコピーするにはどうしたらよいのでしょうか。それには大きく2つの方法があります。

上や左にコピーする方法
  1. ショートカットキー(「Ctrl」+「C」・「V」)でコピー
  2. 「上方向へコピー」または「左方向へコピー」コマンドでコピー

ショートカットキー(「Ctrl」+「C」、「Ctrl」+「V」)でコピーする方法については先ほど解説した通りです。
もう一度確認したい場合はこちらをクリックしてください。

上や左にコピーする方法を解説するにあたり、現時点でセル(F12)とセル(G11)に関数が入っている状態にします。
(実際に表を作成する上で、このような状況になることはあまりありませんが・・・)
なお、セル(F11)には「=SUM(F4:F10)」が、セル(G11)には「=SUM(B11:F11)」が入っています。

まず、コピーしたいセル(F11)~貼り付けたいセル(B11)までを範囲選択します。
その状態で、①「ホームタブ」→②「フィル」→③「左方向へコピー」の順にクリックします。

次に、セル(G11)~セル(G4)までを範囲選択します。
先ほどと同様に①「ホームタブ」→②「フィル」をクリックし、今度は③「上方向へコピー」をクリックします。

これで、上方向と左方向にもコピーが出来ました。
ちなみに、「左方向へコピー」や「上方向へコピー」と同じ場所に、「右方向へコピー」と「下方向へコピー」もありますので、それを押せばショートカットキー「Ctrl」+「R」や「Ctrl」+「D」と同じ作業が出来ます。
右や下へのコピーはショートカットキーを覚えた方が処理が早いので、是非覚えましょう。

右や下へのコピーは頻繁に使う機能

ここまで、計算式が入ったセルをコピーする方法について解説してきました。

セルをコピーする方法
  1. オートフィルでコピー
  2. ショートカットキー(「Ctrl」+「C」、「Ctrl」+「V」)でコピー
  3. ショートカットキー(「Ctrl」+「R・D」)でコピー
  4. 上や左にコピー

右や下へのコピーは頻繁に使う機能なので、ショートカットキー「Ctrl」+「R・D」については覚えておくととても便利です。
反対に、上や下へのコピーは出現頻度は極めて低いので、あまり覚えておかなくても困らないと思います。
セルをコピーする方法1~3の違いについて簡単にまとめました。

オートフィルや「Ctrl」+「R・D」でコピーできる範囲は隣接したセルだけという特徴があります。
離れたセルにもコピーしたい場合には、「Ctrl」+「C・V」を使いましょう。
また、「Ctrl」+「C・V」や「Ctrl」+「R・D」は、セル選択もキーボードで操作すればマウスを一切使わずにコピーすることが出来ます。

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計算範囲内に文字列がある場合の表示

これまで「SUM関数」での計算方法について解説してきました。
ところで、エクセルで合計を出す計算式として「SUM関数」を使わずに「+」を使って計算する方法がありますが、この2つはどのように違いがあるのでしょうか。
計算式の長さや計算にかかる手間の他に、計算範囲内に文字列がある場合の計算結果にも違いがあります。
それでは、その違いについて詳しく解説していきましょう。

一つだけ、「定休日」という文字列が入った状態で、各商店の1週間の売上合計額を計算します。
(合計額がわかりやすいように、金額はすべて1000としています)

「=B4+B5+B6…」のような計算式ではエラー表示(#VALUE!)となる

まず、「=B4+B5+B6…」のように「+」を使って計算した場合は、下図のような表示になります。

セル(B4~B10)まで6個のセルに入力されていますので全部の合計は「6000」になるはずですが、セル(B11)には「#VALUE!」とエラー表示がされています。
このように、「+」で計算した場合は文字列があると合計を出すことができません。
また、数式バーを見てもわかるように、「+」を使った計算式だと長くなってしまいますね。

「SUM関数」では文字列は無視して計算される

それでは、同様にでセル(C11)に合計を出す式として、 「=SUM(C4:C10)」と入力するとどうなるでしょうか。

先ほどとは異なりエラー表示はなく、合計額の「6000」に正しく計算されています。
このように、「SUM関数」では途中に文字列があってもそれを無視して計算してくれます。
また、「+」を使った場合よりも計算式が短くスッキリしていますね。

オートSUMボタンやショートカットキーでは文字列の手前までしか選択されない

ところで、「SUM関数」の基本的な使い方で「Σ」(オートSUM)ボタンやショートカットキーで計算する方法を解説しましたが、今回のように途中に文字列があると、「SUM関数」の計算範囲が文字列の手前までとなってしまいます。

このときの計算式の修正方法としては、マウスを使う方法と、キーボードのみで行う方法があります。

マウスを使って計算式を修正する

マウスを使う場合には、まずセル(D4~D10)までをドラッグ&ドロップします。
そうすると、文字列より上の数字も計算範囲に含めることが出来ます。

この状態で「Enter」キーを押すと、計算式が確定されます。

キーボードのみで計算式を修正する

キーボードのみで計算式を修正する場合には、まず「F2」キーを押します。
次に「左右の矢印」キーを押して、セル内でカーソルを移動させて「=SUM(D4:D10)」を 「=SUM(D7:D10)」に打ち替えて「Enter」キーを押します。

これで、計算式が正しく修正されました。
セル(B11)と、計算式が入っていない残りの合計のセル(E11~F11、G4~G11)も同様にして「SUM関数」を入れていきましょう。

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最後に

エクセルファイルのダウンロード

この記事の解説で使用したエクセルファイルをダウンロードできます。
ダウンロードはこちら

まとめ

今回の記事では、次の3点を解説しました。いかがでしたでしょうか。
(クリックすると、それぞれの解説ページに移動します。)

「SUM関数」はエクセルの中でも特に使用頻度が高い関数なので、ショートカットを知っているかいないかで作業時間に大きな差が出てきます。ぜひ、ショートカットを覚えて使いこなしましょう。
このブログでは、エクセルの関数や便利な機能をたくさん紹介していきますので、参考にしていただけると嬉しいです。


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